 Du papier à l'électronique
La migration du papier vers l'électronique, encore frileuse ces dernières années, devient réelle. L’État officialise de nouvelles règles d’échange d’informations et de documents entre les entreprises et l’administration : il s’agit de téléprocédures qui n’utilisent plus la transmission sur support papier. Enfin, les intranets d’entreprise s’enrichissent de fonds documentaires considérables qui rendent l’usage et la logistique des documents sur papier progressivement (mais encore très lentement) obsolètes, selon le secteur d’activité.
Les ratios sont là pour le confirmer : il est nécessaire de prévoir pour un salarié du secteur tertiaire le stockage des documents électroniques (1) qu’il produit et auxquels il doit accéder, à raison de 700 mégaoctets en moyenne par salarié.
En parallèle, ce même salarié continue de traiter environ cinq mètres linéaires de papier par an, soit quelque 25 000 pages. Une grande partie s'en trouve très vite éliminée : documentations publicitaires, journaux, notes… Demeurent 4 000 pages que l'entreprise est tenue de conserver selon des durées comprises, en règle générale, entre 1 et 30 ans.
Dès lors, faites le calcul : une entreprise employant 500 personnes dans ses bureaux voit son stock de documents électroniques s’élever d’environ 50 gigas octets par an, soit une centaine de CD en sus. En même temps, le volume des papiers à archiver progresse de 400 mètres linéaires par an, soit environ 50 m3. Un salarié génère donc une centaine de mégaoctets de documents électroniques et une armoire de documents papier par an.
|
 Limiter les coûts
Un bon archivage des documents permet de limiter les coûts de fonctionnement et les investissements. Par ailleurs, les supports magnétiques prennent de plus en plus d'importance.
On prévoit pour bientôt, dans certains secteurs, un basculement définitif vers ces modes d'archivage (chèques, certains contrats…).
En attendant, l'entreprise gère aujourd'hui des documents édités sur papier, copies des fichiers informatiques et bureautiques. Cette redondance induit des coûts excessivement élevés. De plus, les méthodes de classement et d'archivage sont le plus souvent différentes et même contradictoires, ce qui signifie que personne ne s'y retrouve vraiment.
|
 Définition
Techniquement, on peut définir l'archivage comme " l'ensemble des actions, outils et méthodes mises en œuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter ".
Une définition légale de l'archivage, applicable pour l'essentiel aux seules personnes publiques ou privées gérant un service public, se trouve à l'article L. 211-1 du Code du patrimoine (ancienne loi du 3 janvier 1979). Celui-ci dispose que l'archivage est la conservation de " l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. "
L'archivage électronique intervient de deux façons : dans le cadre de la preuve et de la validité de tous les contrats conclus sous forme électronique (ce qui sous-entend l'utilisation d'une signature électronique) et dans le cadre des processus de conclusion des contrats en ligne, entre un site marchand et ses clients, où les " clics " suffisent à l'échange de consentement.
|
|
 Interne ou externe ?
Il existe deux politiques : garder l'activité en interne ou la déléguer à l'extérieur.
En interne, il faut équiper un local ou un entrepôt pour qu'il puisse contenir toutes les archives de l'entreprise pendant quelques années. Certaines entreprises ont choisi de construire un entrepôt d'archives, partagé et refacturé ensuite aux différents services du groupe.
Le choix d'un type d'installation peut améliorer significativement l'accès aux documents : armoire fixe (taux de consultation élevé), armoire rotative, rayonnage fixe, rayonnage mobile ou racks (faible taux de consultation).Pour le stockage des dossiers électroniques, les outils et les offres de prestation sont en cours de déploiement. Ces solutions incluent la numérisation des documents dès l'arrivée dans l'entreprise ou à leur émission, le stockage sur les disques du prestataire et la recherche-restitution à toute demande.
|
 Référentiels, standards, architecture technique...
Par ailleurs, la société Parker Williborg vient de remettre une étude commanditée par l’Adae et la Direction des archives de France sur les plates-formes d’archivage électronique (scénarios de développement, fonctionnalités, composants techniques, impacts économiques...). Cette étude apporte de nombreux éléments qui contribuent à nourrir les différents référentiels dans le domaine de l’archivage électronique prévus en 2006-2007.
1 - Standard d’échange de données d’un service versant vers un service d’archives basé sur les normes et standards (XML, ISO 14721, DTD EAD...) pour les transactions suivantes : versements, éliminations, communications. Un appel à commentaires est en cours en vue de la publication d’un référentiel au 1er trimestre 2006.
2 - Archivage sécurisé : une étude confiée par la Direction Centrale de Sécurité des Systèmes d’information (DCSSI) au cabinet Caprioli & Associés, Oppida et JMR Consultant (suivie activement par l’ADAE et la DAF), devrait être achevée fin décembre 2005 (appel à commentaires en janvier). Elle concerne la mise en place d’une politique de sécurité dans le domaine de l’archivage, la conservation de la valeur probante d’un document ou encore l’identification des données à valeur légale à archiver. Des ateliers auront lieu en février-mars 2006. L’ensemble des réflexions nourrira le référentiel général de sécurité.
3 - Processus d’archivage de référence : autour des grandes fonctions et processus de l’archivage (versement et protocole d’échange, stockage, consultation/restitution/élimination, administration/pilotage, habilitation, statistiques). Appel à commentaire prévu en janvier 2005 en vue de la publication d’un référentiel en avril 2006.
4 - Architecture technique visant la conservation des documents à long terme (3ème trimestre 2006) concernant les logiciels, réseaux, supports de stockage, matériels et l’exploitation.
5 - Cycle de vie du document et archivage : la parution d’un livre vert, fruit d’un groupe de travail réunissant notamment l’ADAE, la DAF, l’Aproged, ainsi que des associations professionnelles (AAF, ADBS), est prévu sur le sujet.
6 - Critères de certification et d’homologation des logiciels d’archivage : ce domaine devrait intégrer en partie le travail des professionnels sur le sujet (notamment la réflexion menée par l’Aproged, la FNTC, l’ADAP, Fedisa) et aboutir à un référentiel fin 2006.
|
|
